Hogyan lehet professzionálisan válaszolni a telefonra

A telefonos szakemberek készségei segíthetnek abban, hogy sikeresek legyenek az üzleti világban, akár egy kisvállalkozást képviseljenek, akár pénzügyi intézménynek adjanak tájékoztatást, vagy egy nagyvállalat első kommunikációs vonalaként járjanak el. Az üzleti kommunikáció során a telefonos válaszadás professzionális módja mindkét fél között mindent tisztán tart. "Az egyértelmű kommunikáció és a hatékony hallgatás a hűséges kapcsolatok sarokkövei." Amikor az emberek nem látják a telefont a másik végén, egy magabiztos, hozzáértő hozzáállás lehetővé teszi számukra, hogy tudják, hogy egy profi foglalkozik. .

1

Szánjon időt arra, hogy felvegye a bejövő hívás fogadóját. Ha nem készen áll a telefonra, válaszol a telefonra, és a másik végén azt mondja, hogy nem készen áll a hívásra. Hagyja, hogy a telefon egyszer vagy kétszer csörögjön, mielőtt felveszi és mélyen lélegezne, hogy felkészüljön a hívásra.

2

Idézzük a képviselt szervezetet és a nevét. Ez a pillanat fontos, mivel a legalapvetőbb információkat továbbítja a másik félnek, és kiküszöböli a kétséget, hogy ez a helyes szám.

3

Figyeljen a hívó figyelmére. Várjon, amíg befejezi a beszélgetést, és győződjön meg róla, hogy megérti a kérdéseit, mielőtt válaszolna. Ha nem biztos benne, tisztázza a partnerek kérdéseit.

4

Lassan beszéljen, amikor válaszol a hívóra. Legyen benne a válaszaiban. Óvatosan válassza ki a nyelvet, mivel a zsargon vagy a határozatlan szavak miatt a hívó fél kétségbe vonhatja a tapasztalatait. Kérdezze meg a hívót, ha megérti a megadott információkat.

5

Kérjen engedélyt a hívás tartásba helyezése előtt. Köszönöm a hívónak türelmét, és mondd el neki, hogy mennyi ideig kell várnia. Kérjen jóváhagyást az üzenetek továbbítására vagy lekérdezésre, mivel ez lehetőséget ad arra, hogy a hívó fél online vagy nem.

6

Ellenőrizze, hogy a hívó fél megértette-e a megadott információkat. Tekintse át a fontos dátumokat és időket. Kérdezd meg a hívót, ha többet tudnak segíteni a hívás befejezése előtt. Köszönjük a hívónak a hívás befejezését.

• Fontos, hogy megszüntessük a zavarokat, mint a zene, az élelmiszer, a hívás középpontjába állítása és a válasz professzionális adása.