Hogyan írj egy levelet az ügyfélnek fizetni

Amikor az ügyfél fizetését kérik, a megfelelő intézkedésekkel hatékony leveleket hozhatunk létre nekik. A fizetési kérelem betűit akkor használják, ha az ügyfél nem fizet számlát az esedékesség napján. Minél hosszabb időt vesz igénybe az ügyfél a számla megfizetéséért, annál több levelet írt a vállalat ehhez az ügyfélhez. A fizetési kérelemnek udvariasnak, egyértelműnek kell lennie, és részleteket kell tartalmaznia az ügyfél által elkövetett jogsértésről.

A következő lépések:

1

A cég levélpapírját használja, mivel az tartalmazza a szervezetre vonatkozó összes információt, és gyakran formálisabbnak tűnik.

2

A levelet egy adott személynek kell címezni . Meg kell adnia a levél dátumát, majd az ügyfél nevét és címét. Címezze meg a "Kedves" szót, és kövesse az ügyfél teljes nevét.

3

Adja meg a levél célját. A fizetési kérelemre vonatkozó levélnek egyértelműen közölnie kell ezt a célt ugyanezen kezdetén. Használjon professzionális hangot, és használjon pozitív és meleg szavakat.

4

Tartalmazza az adósság részleteit. Megadja az ezen adósságra vonatkozó szolgáltatások dátumát, az eredeti esedékességet és az esedékes összeget, beleértve a késedelmi díjakat is. Tartalmazza a számla számát, így az ügyfél megkönnyíti az eredeti dokumentum megkeresését. Számos vállalat az eredeti számla egy példányát is tartalmazza az ilyen típusú levélben. Tájékoztatja az ügyfelet a késedelmes fizetések kamatlábáról.

5

Kérje meg az ügyfelek fizetését. Az ügyfél tudja, hogy a késedelmes fizetéssel kapcsolatos többletköltség elkerülhető a megfelelő összeg bizonyos időszakon belüli kifizetésével. Kérje meg az ügyfelet, hogy hívja fel Önt, hogy gondoskodjon arról, hogy az adott napon nem tudja teljes mértékben befizetni. Adja meg a közvetlen telefonszám kiterjesztését, ha szükséges. Adja meg e-mail címét, és ezáltal az űrlapon keresztül adja meg levelezését, ha az ügyfél kívánja.

6

Köszönöm az ügyfelet. Ha a fizetés már megtörtént, köszönöm az ügyfelet. Köszönöm az ügyfeleknek előre, hogy egy gyors fizetést küldött. Mondja el az ügyfélnek, hogy ha bármilyen kérdése van ezzel kapcsolatban, ne habozzon hívni.